بهترین راه برای نظارت بر زمان حضور کارکنان در شرکت چیست؟

نظارت بر زمان حضور و ساعت کاری کارمندان، یکی از اولویت های اساسی در محیط کار است؛ اما انتخاب و اجرای شیوه ی مناسب نظارت از اهمیت بالایی برخوردار می باشد. در ادامه، ما گزینه های مختلف انجام این کار را به طور خلاصه شرح داده و همچنین بهترین راه برای کنترل و نظارت بر حضور و غیاب پرسنل را معرفی می کنیم.

راهکار های قدیمی کنترل زمان حضور پرسنل در شرکت

استفاده از پانچ کارد

پانچ کارد روشی قدیمی برای نظارت بر ساعت کاری و حضور کارمندان است. در این روش، کارمند کارت خود را از دستگاه می گذراند تا ساعت ورود و خروج از شرکت روی آن ثبت شود. مشکل سیستم پانچ کارد عدم امکان بررسی آنلاین شرایط کارمندان می باشد. در این روش شما نمی توانید بدون حضور در محل از شرایط کارمندان خود مطلع شوید.

همچنین، مدیرانی که از سیستم نظارت بر حضور و غیاب کارمندان پانچ استفاده می کنند، تا آخرین لحظه ی انجام محاسبات حقوقی، قادر به نظارت بر میزان ساعات کاری کارمندان نیستند. به عنوان مثال، کارمندانی که اضافه کار بیش از حد داشته باشند، می توانند بدون اطلاع قبلی هزینه هایی غیر قابل پیش بینی برای شرکت به وجود بیاورند.

استفاده از کارت های الکترونیکی

نکته ی مثبت این روش، سرعت بالاتر ثبت ورود و خروج شرکت است. شما برای ثبت ساعت ورود و خروج، تنها به یک لحظه کشیدن کارت های دیجیتال نیاز دارید، بنابراین، از ایجاد صف و پایین آمدن راندمان کاری جلوگیری می شود.

اما تجربه نشان می دهد که کارمندان به طور معمول کارت الکترونیکی شخصی خود را به علت گم کردن یا جا گذاشتن به همراه نداشته و مجبور به استفاده از روش های ثبت دستی می شوند، که بسیار زمانبر است. ثبت دستی ورود و خروج، یا صدور کارت موقت و جایگزین باعث پایین آمدن بازده این روش می شود.

استفاده از نرم افزار اکسل

یکی از روش های رایگان برای نظارت بر حضور و غیاب کارمندان، استفاده از تایم شیت (ورقه ثبت ساعات کاری) می باشد. راهکار دیجیتال این روش، استفاده از جدول اکسل است که به راحتی تمام داده های جدید را برای شما محاسبه می کند. در صورت استفاده از روش سنتی و کاغذی شما می توانید جدولی مشابه را روی کاغذ پرینت کنید، تا کارمندان شخصاً آن را با اطلاعات روز پر کنند. اما طبیعتاً در این روش شما قادر به نظارت بر ساعات کار کارمندان، میزان اضافه کاری و صحت آن نخواهید بود.

از معضلات اصلی ثبت دستی اطلاعات حضور و غیاب کارمندان، می توان به عدم کنترل و نظارت بر شرایط روزانه ی شرکت و مشکل رایج دزدی ساعت کاری (ثبت اطلاعات غلط توسط کارمند) اشاره کرد.

ثبت دستی اطلاعات به مدیر اجازه ی بررسی دقیق اضافه کاری، برنامه ریزی روزانه و ساده شدن کار تخمین هزینه های ماهانه را نمی دهد. محاسبه ی یکباره ی حقوق، کاری بسیار زمان بر است و می تواند ضریب خطای حسابدار را نیز بالا ببرد. در روش دستی، مدیریت باید اطلاعات حضور و غیاب را یک روزه به طور دستی محاسبه کند، که طبیعتاً هر اشتباه کوچکی در این مقیاس می تواند بازه ی خطای بزرگتری نسبت به محاسبه ی سیستمی یا روزانه داشته باشد.

علاوه بر معایب بدیهی اشتباه در محاسبه ی هزینه ها و حقوق ماهانه، اینگونه اشتباهات در صورت تشخیص توسط اداره ی مالیات می تواند به منزله ی تخلف مالیاتی محسوب شود و مجازات های مالی سنگینی را در پی داشته باشد.

بهترین روش برای نظارت بر ساعت کاری پرسنل

نظارت بر ساعات کاری کارمندان، تنها به معنای ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان شما نیست. بلکه هدف از این کار، استفاده از یک روش کارآمد برای صرفه جویی در زمان مدیریت شرکت و ثبت دقیق اطلاعات و آمار دقیق ساعت کاری کارمندان می باشد.

استفاده از نرم افزارهای تخصصی دینگ برای حضور و غیاب کارمندان

این نرم افزارها تمام نیاز های شما برای نظارت بر حضور و غیاب کارمندان، ثبت ساعات کاری و سایر نیازهای برنامه ریزی نیروی کار را برآورده می کند. نرم افزار های تخصصی ساعت کاری، دردسر پیگیری شخصی ساعت کاری کارمندان را از بین می برد. نرم افزار حضور و غیاب دینگ دارای سیستم خودکار بوده تا به شما در زمینه ی هموار کردن این فرآیند، صرفه‌ جویی در وقت و افزایش درآمد کمک کند.

در این سیستم:

· کارمندان ساعت ورود و خروج خود را در یک نرم افزار زمانمند ثبت کرده، که این نرم افزار شامل سیستم GPS و حتی عکس برداری برای تأیید صحت اطلاعات می باشد.

· شما می توانید برنامه و شرایط تمام کارمندان را به طور لحظه ای و آنلاین تحت نظر داشته باشید.

· شما قادر خواهید بود تمام درخواست های مربوط به اضافه کار، مرخصی و تغییر ساعت کاری را بدون حضور در محل بررسی کرده و با اتلاف کمترین وقت به آن پاسخ دهید.

استفاده از این نرم افزار به شما اجازه می دهد تا روند بررسی، ثبت و محاسبات مربوط به ساعت کاری کارکنان را با دقت بالا طی کنید؛ که نتیجه ی آن داشتن چشم اندازی بهتر، اتلاف وقت کمتر و دقت بالا در اداره ی کسب و کار شخصی و همچنین، رعایت آسان قوانین کار در کنار درآمد بیشتر می باشد.

مزایای استفاده از نرم افزارهای کنترل تردد پرسنل

اگر مدیریت نظارت بر ساعات کاری کارمندان در شغل هایی مثل فروشندگی، بیمارستان، رستوران و … را بر عهده دارید، باید به ۶ مزیت استفاده از نرم افزار های تخصصی ساعت کاری توجه کنید:

۱. جلوگیری از کارت زدن رفاقتی

در گذشته بسیاری از کارمندان با زدن ساعت ورود و خروج برای سایر همکاران خود از شرکت سرقت ساعت کاری می کردند! با استفاده از سیستم تأیید هویت عکس برداری در این نرم افزارها، خیالتان از بابت چنین مواردی راحت می شود. در این راهکار که شامل رمزهای روزانه و عکس برداری از کارمند در زمان ورود و خروج می شود، در صورت هرگونه تردیدی شما با مراجعه به پروفایل هر کارمند -در تنها چند ثانیه- قادر به تشخیص چهره ی متفاوت فرد متخلف خواهید شد.

۲. نظارت دقیق بر مرخصی های بدون اجازه

اضافه کاری یا مرخصی های برنامه ریزی نشده نه تنها تأثیری منفی روی درآمد های کسب و کار شما خواهد گذاشت، بلکه می تواند بازدهی سایر کارمندان را نیز پایین بیاورد.

زمانی که یک کارمند بدون اطلاع قبلی به مرخصی می رود، سایر کارمندان باید حجم کار بیشتری را به دوش بکشند. این کار ضمن پایین آوردن کیفیت کار گروه، باعث خستگی بیش از حد آنها و مرخصی های زنجیره ای کارمندان دیگر می شود. در موارد بدتر، کارمندان دیگر برای جبران این مرخصی ها مجبور به اضافه کار یا حتی کار در روزهای تعطیل خواهند بود. تمام این موارد آسیب هایی جدی را متوجه کسب و کار شما خواهد کرد.

استفاده از یک نرم افزار تخصصی ساعت کاری به شما اجازه می دهد که با نظارت و مدیریت کامل ساعات کاری و مرخصی ها از هرگونه خسارت احتمالی جلوگیری کنید.

۴. جلوگیری از اضافه کاری های غیر ضروری

این نرم افزارها با محاسبه خودکار اضافه کاری های هر کارمند در ماه، و مقایسه آن با میزان تعیین شده توسط شما، در صورت اضافه کاری بیش از حد هر کارمند به شما هشدار خواهد داد تا از هزینه های ناخواسته و غیر ضروری جلوگیری شود.

۵. نظارت لحظه ای بر حضور و غیاب کارمندان

ارائه ی خدمات به مشتری، مستلزم حضور به موقع و همه روزه ی کارمندان کسب و کار شما است. دیرکرد یا غیبت یک کارمند می تواند تأثیری جبران ناپذیر بر میزان اعتماد و رضایت مشتری داشته و به طور مستقیم از درآمد های شما بکاهد.

مدیریت بر حضور کارمندان در شعب و مکان های مختلف می تواند امری دشوار به نظر برسد. هیچ مدیری نمی خواهد از بی انضباطی کارمندان خود بی خبر باشد و آثار سوء آن را در کاهش درآمد و مشتریان خود مشاهده کند.

نظارت لحظه ای بر حضور و غیاب کارمندان می تواند خیال شما را از این بابت راحت کند. به جای نگرانی از شرایط کارکنان، شما قادر خواهید بود با باز کردن یک نرم ‌افزار در گوشی موبایل خود در یک چشم به هم زدن از حضور به موقع هر کارمند مطمئن شوید.

راز موفقیت یک مدیر خوب، تسلط به شرایط و نظم کسب و کار مربوطه است. آیا کارمندی دارید که همیشه دیر در محل کار حاضر می شود یا زود از شرکت خارج می شود؟ آیا کسی بیش از حد مجاز را به وقت استرحت اختصاص می دهد؟ شما می توانید به طور لحظه ای به تمام این اطلاعات دسترسی داشته و متوجه عادت های غلط کارمندان شوید.

با یک نرم افزار تخصصی ساعت کاری، به آسانی اطلاعات مربوط به حضور کارمندان را در هر لحظه در اختیار خواهید داشت. تمام اطلاعات اعم از کارمندان حاضر در محل کار، مرخصی ها و شیفت های بعدی، همگی در اختیار شما قرار می گیرد.

برای اطلاع در رابطه با سیستم های حضور و غیاب آنلاین، هزینه و نحوه ی عملکرد نرم افزار حضور و غیاب می توانید به وب سایت سامانه حضور و غیاب دینگ مراجعه کنید.

آدرس وب سایت:https://dingontime.com/

واحد فروش: ۰۲۱۷۲۰۸۹۰۰۰

آدرس: تهران، بلوار میر داماد، نبش خیابان آزیتا، ساختمان کامیار