پنج دستور کاربردی ChatGPT برای افزایش بهره‌وری در محل کار

در ماه‌های اخیر، بسیاری از متخصصان در حوزه‌های مختلف از ChatGPT برای انجام کارهایی همچون خلاصه‌سازی جلسات، تهیه رونوشت گفتگوها و ساخت سریع صفحات گسترده استفاده کرده‌اند. با این حال، تفاوت میان کاربران حرفه‌ای و کاربران معمولی در نحوه‌ ارائه‌ دستورها نهفته است. به‌جای استفاده از درخواست‌های کلی مانند «برای من یک ایمیل بنویس»، بهتر است از دستورهای دقیق و هدفمند بهره ببرید تا خروجی متناسب با نیاز خود را در چند ثانیه دریافت کنید و تمرکزتان را بر امور اصلی‌تر بگذارید.

در ادامه، پنج دستور کاربردی ChatGPT معرفی می‌شود که می‌تواند به متخصصان در صرفه‌جویی زمان کاری و افزایش بهره‌وری کمک کند. چه مدیر پروژه باشید، چه مسئول تهیه گزارش‌های عملکرد یا فردی که درخواست‌های متعدد مشتریان را مدیریت می‌کند، این دستورها برای ساده‌تر شدن کار شما طراحی شده‌اند تا هوشمندانه‌تر و مؤثرتر عمل کنید، نه سخت‌تر.
 

۱. خلاصه‌سازی اسناد طولانی

اگر تاکنون در مواجهه با یک گزارش حجیم یا ایمیل طولانی برای یافتن نکات اصلی دچار مشکل شده‌اید، کافی است از ChatGPT بخواهید:
«آیا می‌توانید این سند را خلاصه کرده و فهرستی از موضوعات مطرح‌شده در آن ارائه دهید؟»
در چند لحظه، خلاصه‌ای شفاف و منسجم از محتوای اصلی سند در اختیار خواهید داشت.

با این حال، باید این خلاصه‌ها را صرفاً نقطه‌ شروع در نظر گرفت نه نتیجه‌ نهایی. همانند هر ابزار هوش مصنوعی دیگر، ChatGPT نیز ممکن است در برداشت جزئیات یا درک مفاهیم تخصصی دچار خطا شود. بنابراین، پیش از استفاده نهایی، خروجی را بررسی و اصلاح کنید. استفاده از این ابزار برای درک سریع‌تر اسناد طولانی می‌تواند بهره‌وری شما را به شکل محسوسی افزایش دهد.
 

۲. ایجاد فهرست اولویت‌بندی‌شده برای انجام کارها

اگر فهرست کارهای روزانه‌تان بیش از حد شلوغ شده، از ChatGPT کمک بگیرید. کافی است بنویسید:
«به من کمک کن یک فهرست کارها تهیه و سازماندهی کنم، روی زمان‌برترین وظایف تمرکز کن و آن‌ها را برجسته ساز.»

سپس تمام وظایف خود را، از قرارهای مهم گرفته تا کارهای جزئی، وارد کنید تا ChatGPT آن‌ها را بر اساس میزان اهمیت مرتب کند. همچنین می‌توانید از آن بخواهید وظایف را در دسته‌های مجزا گروه‌بندی کند. اگرچه ممکن است در مراحل نخست نیاز به اصلاح جزئی ترتیب وظایف باشد، اما این روش در مدیریت و نظم‌بخشی به روز کاری بسیار مؤثر است.

این ابزار نه برای واگذاری کامل تصمیم‌گیری، بلکه برای کمک به تمرکز و اولویت‌بندی طراحی شده است. در روزهایی که احساس سردرگمی دارید، چنین فهرستی می‌تواند نقطه‌ی شروع مناسبی برای بازگشت به مسیر درست باشد.
 

۳. اطمینان از اینکه هیچ نکته‌ای از قلم نیفتاده است

اگر هنگام اجرای یک پروژه احساس می‌کنید ممکن است بخشی از کار را فراموش کرده باشید، این دستور می‌تواند بسیار کارآمد باشد:
«در حال کار روی پروژه‌ای با موضوع [ایده‌ پروژه را وارد کنید] هستم. لطفاً فهرستی از موضوعات مهم مرتبط با این حوزه تهیه کن که باید به آن‌ها توجه کنم.»

این روش یکی از کاربردهای کمتر شناخته‌شده‌ ChatGPT است؛ زیرا به جای نوشتن یا خلاصه‌سازی، به تفکر کمک می‌کند. با پرسیدن سوالات درست، می‌توانید شکاف‌های احتمالی در برنامه‌تان را شناسایی کنید، مراحل فراموش‌شده را بیابید و با دیدی استراتژیک‌تر به کار خود بنگرید. این قابلیت، چه در نگارش گزارش، چه در برنامه‌ریزی کمپین‌های رسانه‌ای یا حل مشکلات فنی، می‌تواند ارزش زیادی داشته باشد.
 

۴. تمرین مذاکره در محیطی امن

ChatGPT می‌تواند نقش یک شریک تمرینی مؤثر را در موقعیت‌های حساس ایفا کند. اگر از مذاکره برای افزایش حقوق احساس اضطراب دارید، پیش از گفت‌وگو با مدیر خود تمرین کنید. کافی است بنویسید: «نقش مدیرم را ایفا کن و در مورد مذاکره برای افزایش حقوق با من گفتگو کن.»

ChatGPT در نقش مدیر عمل کرده و به شما امکان می‌دهد استدلال‌هایتان را بیازمایید، واکنش‌های احتمالی را پیش‌بینی کنید و شیوه‌ی بیان موفقیت‌هایتان را اصلاح نمایید. همچنین می‌توانید از آن بخواهید در نقش «مدیر سخت‌گیر» ظاهر شود تا تجربه‌ای واقعی‌تر به دست آورید.

این تمرین می‌تواند اعتمادبه‌نفس و مهارت‌های ارتباطی شما را تقویت کند و در نهایت شانس موفقیت در مذاکره‌ی واقعی را افزایش دهد. البته باید به خاطر داشت که ChatGPT از سیاست‌ها، فرهنگ سازمانی یا ویژگی‌های شخصیتی مدیران واقعی آگاه نیست، بنابراین پاسخ‌های آن را قطعی در نظر نگیرید.
 

۵. ایده‌پردازی برای نام‌گذاری پروژه‌ها

انتخاب نام مناسب برای یک پروژه یا کمپین گاهی دشوارتر از اجرای خود آن است. برای تسهیل این فرایند، می‌توانید از ChatGPT کمک بگیرید. بنویسید: «در حال انتخاب نام برای پروژه‌ای با موضوع [جزئیات پروژه را وارد کنید] هستم. لطفاً ۱۰ پیشنهاد برای نام این پروژه ارائه بده.»

با این روش، ChatGPT فهرستی از نام‌های پیشنهادی با سبک‌ها و رویکردهای متنوع در اختیار شما می‌گذارد. نکته‌ مهم در این مرحله، ارائه‌ زمینه و هدف پروژه است؛ توضیح دهید پروژه درباره‌ چیست، برای چه گروهی طراحی شده و چه لحنی (رسمی، خلاقانه یا فنی) مدنظر دارید. با چنین چارچوبی، ChatGPT می‌تواند پیشنهادهایی مرتبط‌تر و حرفه‌ای‌تر ارائه کند.

در مجموع، استفاده‌ هدفمند از ChatGPT می‌تواند به متخصصان کمک کند تا کارهای روزمره را سریع‌تر، دقیق‌تر و با تمرکز بیشتر انجام دهند. این ابزار در صورتی که با درک درست و کنترل انسانی همراه باشد، به جای جایگزینی نیروهای انسانی، می‌تواند به عنوان دستیار هوشمندی برای افزایش بهره‌وری در محیط‌های کاری مدرن عمل کند.